Scanservice für Münster & Münsterland
Wir digitalisieren Ihre Akten – von der Abholung bis zum fertigen Archiv
Rechnungen, Personalakten, Verträge oder ganze Aktenkeller: Wir übernehmen die komplette Digitalisierung Ihrer Dokumente – GoBD-konform, revisionssicher und mit festen Ansprechpartnern vor Ort.
Welche Dokumente wir digitalisieren
Von der einzelnen Belegsammlung bis zum kompletten Aktenkeller: Wir erfassen die Unterlagen, die in Ihrem Unternehmen täglich anfallen – und die, die seit Jahren Platz wegnehmen.
Rechnungen scannen
Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden digitalisiert, per OCR ausgelesen und lassen sich direkt an Ihre Buchhaltung übergeben.
Personalakten digitalisieren
Sensible Unterlagen werden vertraulich verarbeitet und so abgelegt, dass nur berechtigte Personen Zugriff haben.
Verträge digitalisieren
Verträge werden durchsuchbar archiviert – inklusive Laufzeiten und Fristen, die Sie nicht mehr manuell nachhalten müssen.
Lieferscheine erfassen
Lieferscheine aus dem Wareneingang werden digitalisiert und den passenden Vorgängen zugeordnet.
Belege & Kassenbons
Gerade Thermopapier verblasst mit der Zeit. Wir sichern Ihre Belege, bevor die Information verloren geht.
Eingangspost scannen
Ihre tägliche Post wird digitalisiert und den richtigen Abteilungen zugestellt – auch ins Homeoffice.
Kunden- & Projektakten
Gewachsene Aktenbestände werden strukturiert erfasst, damit Vorgänge in Sekunden auffindbar sind.
Archivauflösung
Sie brauchen Ihren Aktenkeller als Fläche? Wir digitalisieren den kompletten Bestand und schaffen Platz.
Scan-Kalkulator
Umfang ermitteln, Festpreis erhalten
Viele Unternehmen wissen gar nicht, wie viele Seiten in ihrem Aktenkeller stecken. Tragen Sie einfach ein, wie viele Ordner oder Akten es ungefähr sind – der Rechner schätzt daraus den Umfang.
Auf dieser Grundlage erstellen wir Ihnen ein Festpreisangebot – kostenlos und unverbindlich. Sie müssen vorher nichts abmessen oder zählen.
- Keine versteckten Kosten – ein Preis für den kompletten Auftrag
- Auch kleine Mengen ab einem einzelnen Ordner
- Persönliche Beratung, wenn Sie unsicher sind
Unverbindlich in 2 Minuten
Was kostet das Scannen Ihrer Ordner?
Beantworten Sie die Fragen nacheinander – wir erstellen Ihnen daraus ein Festpreisangebot.
1Was soll digitalisiert werden?
Aktenordner
Standardordner 8 cm, ca. 430 Blatt
Ordner schmal
Rückenbreite 5 cm, ca. 250 Blatt
Hängeakten
Hängeregistratur, ca. 60 Blatt je Akte
Personalakten
ca. 80 Blatt je Akte
Archivkartons
Umzugs-/Archivkarton, ca. 2.500 Blatt
Sonderformate wie Baupläne oder technische Zeichnungen? Sprechen Sie uns an – wir prüfen das im Einzelfall.
Bitte mindestens eine Menge eintragen.
2Wie sollen die Dateien aufgeteilt werden?
3Wie möchten Sie die Daten erhalten?
4Was soll mit den Originalen passieren?
Ihr Umfang
Wählen Sie oben aus, wie viele Ordner oder Akten digitalisiert werden sollen.
Alles aus einer Hand
So läuft die Digitalisierung ab
Wir bilden die gesamte Kette ab – Sie haben einen Ansprechpartner statt mehrerer Dienstleister.
- 1
Bestandsaufnahme & Angebot
Wir sehen uns Menge, Zustand und Art Ihrer Unterlagen an und erstellen ein transparentes Festpreisangebot – ohne Überraschungen.
- 2
Abholung oder Anlieferung
Wir holen Ihre Akten persönlich ab – in ganz Nordrhein-Westfalen und im Raum Osnabrück, mit eigenem Fahrzeug statt per Spedition. Auf Wunsch mit dokumentiertem Übergabeprotokoll.
- 3
Vorbereitung der Dokumente
Klammern und Heftungen werden entfernt, geknickte Seiten geglättet und die Unterlagen sauber getrennt – die Grundlage für saubere Scans.
- 4
Digitalisierung
Das eigentliche Scannen erfolgt mit professionellen Kodak/Alaris Systemen in Schwarz-Weiß oder Farbe, in den Formaten A4 und A3.
- 5
Indexierung & Texterkennung
Per OCR werden Ihre Dokumente volltextdurchsuchbar. Zusätzlich verschlagworten wir nach Ihren Kriterien, etwa Rechnungsnummer, Datum oder Kundenname.
- 6
Qualitätskontrolle
Jeder Auftrag wird auf Vollständigkeit und Lesbarkeit geprüft, bevor er das Haus verlässt.
- 7
Übergabe
Sie erhalten durchsuchbare PDF/A-Dateien – wahlweise als Datenlieferung, direkt in Docs365 oder in Ihr bestehendes System eingespielt.
- 8
Umgang mit den Originalen
Nach Ihrer Freigabe erhalten Sie die Papierunterlagen zurück – oder wir übernehmen die fachgerechte Vernichtung.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen im Überblick
| Rechnungen | 10 Jahre |
| Kontoauszüge & Belege | 10 Jahre |
| Steuerunterlagen | 10 Jahre |
| Lieferscheine | 6 Jahre |
| Handelsbriefe | 6 Jahre |
Richtwerte nach § 147 AO und § 257 HGB. Für einzelne Unterlagenarten – etwa Personalakten – können je nach Inhalt abweichende Fristen gelten. Diese Übersicht ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Auch Belege auf Thermopapier verblassen mit der Zeit – die rechtzeitige Digitalisierung schützt Sie vor Informationsverlust bei Betriebsprüfungen. Mehr dazu in unserem Beitrag zur Thermopapierfalle.
Warum digitalisieren lassen statt selbst scannen?
Keine Investition in Technik
Sie brauchen weder Produktionsscanner noch Software anzuschaffen. Die Kosten entstehen nur für die tatsächlich digitalisierte Menge.
Ihre Mitarbeiter bleiben im Tagesgeschäft
Aktenberge selbst zu scannen bindet Personal über Wochen. Wir übernehmen das, ohne dass bei Ihnen etwas liegen bleibt.
Auch bei Spitzenlasten
Jahresabschluss, Umzug oder Betriebsprüfung: Wir fangen kurzfristige Mengen ab, für die eigene Kapazitäten nicht reichen.
Persönlich vor Ort
Kein anonymer Paketversand quer durch Deutschland. Wir sind in Münster ansässig, mit festen Ansprechpartnern und kurzen Wegen.
Für Ihr Tagesgeschäft richten wir Ihnen auf Wunsch ein eigenes Scansystem ein und übergeben die Daten direkt an Docs365.
Häufige Fragen zur Scan-Dienstleistung
Was kostet es, Akten digitalisieren zu lassen?
Der Preis richtet sich nach Menge, Zustand und gewünschter Indexierung – etwa ob Klammern entfernt werden müssen oder eine detaillierte Verschlagwortung gewünscht ist. Nach einer kurzen Bestandsaufnahme erhalten Sie ein transparentes Festpreisangebot. Ein Ordner lässt sich dabei deutlich günstiger digitalisieren, als viele erwarten.
Dürfen wir die Papieroriginale nach dem Scannen vernichten?
Für die meisten steuerrelevanten Unterlagen ja – sofern die Digitalisierung den GoBD entspricht (sogenanntes ersetzendes Scannen). Einige Dokumente wie notarielle Urkunden, Jahresabschlüsse oder Eröffnungsbilanzen müssen im Original bleiben. Wir sagen Ihnen, welche Unterlagen das betrifft, und geben nur nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe etwas zur Vernichtung.
Welche Dokumentarten und Formate können Sie verarbeiten?
Wir digitalisieren Geschäftsunterlagen in den Formaten A4 und A3: Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Personalakten, Kunden- und Projektakten, Belege sowie die tägliche Eingangspost. Für Sonderformate wie technische Zeichnungen oder Baupläne sprechen Sie uns bitte an – wir prüfen das im Einzelfall.
Wie lange dauert die Digitalisierung unseres Archivs?
Kleinere Bestände sind oft innerhalb weniger Tage erledigt. Große Archive planen wir in Etappen, damit Sie jederzeit Zugriff auf laufend benötigte Akten behalten. Dringend gebrauchte Dokumente ziehen wir vor und liefern sie vorab digital.
Wie stellen Sie die Vertraulichkeit unserer Unterlagen sicher?
Ihre Dokumente werden ausschließlich von geschultem eigenem Personal verarbeitet, die Übergabe ist dokumentiert und die Datenübermittlung erfolgt verschlüsselt. Auf Wunsch schließen wir eine Vertraulichkeitsvereinbarung sowie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO mit Ihnen ab.
In welchem Format erhalten wir die digitalisierten Dokumente?
Standardmäßig als durchsuchbare PDF/A-Dateien – das anerkannte Format für die Langzeitarchivierung. Alternativ übergeben wir die Dokumente fertig indexiert direkt in unsere Dokumentenmanagement-Software Docs365 oder spielen sie in Ihr bestehendes System ein.
Lohnt sich die Scan-Dienstleistung auch für kleine Unternehmen?
Ja, gerade für kleine Unternehmen lohnt sich die Scan-Dienstleistung: Ohne eigene Scan-Infrastruktur zahlen Sie nur die tatsächlich digitalisierte Menge, binden kein Personal und sparen sich die Anschaffung von Technik. Auch einzelne Aktenschränke oder ein einmaliger Bestand lohnen sich.
Was ist der Unterschied zwischen Scan-Dienstleistung und einem eigenen Scansystem?
Das hängt vom Volumen ab: Für einmalige Projekte wie eine Archivauflösung ist die Scan-Dienstleistung wirtschaftlicher. Für laufende Prozesse – etwa den täglichen Rechnungseingang – lohnt sich ein eigenes Scansystem im Haus. Häufig ist die Kombination sinnvoll: Wir digitalisieren den Altbestand, für das Tagesgeschäft richten wir Ihnen ein eigenes Gerät ein.
Scan-Dienstleistung
Jetzt Angebot anfragen
Wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktages bei Ihnen.
Wie viele Aktenordner haben Sie im Keller?
Sagen Sie uns ungefähr, um welche Menge es geht – wir nennen Ihnen einen Festpreis. Persönlich erreichbar unter 0251 499-0.