Dokumente digitalisieren

Dokumente digitalisieren: Welche Dokumente muss ich wie lange aufbewahren?

Dokumente zu digitalisieren ist eine hervorragende Möglichkeit, um wichtige Unterlagen sicher und platzsparend zu archivieren. Doch welche Dokumente müssen wie lange aufbewahrt werden? Ein genauer Blick auf die verschiedenen Dokumenttypen und deren gesetzliche Aufbewahrungsfristen ist hier besonders wichtig.

1. Personalakten

Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre

Personalakten enthalten eine Vielzahl wichtiger Informationen über die Beschäftigung eines Mitarbeiters. Dazu gehören:

  • Arbeitsverträge dokumentieren die vertraglichen Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
  • Gehaltsabrechnungen belegen die monatlichen Zahlungen und sind wichtig für steuerliche Zwecke.
  • Urlaubsanträge: Nachweise über genehmigte und genommene Urlaubszeiten.
  • Abmahnungen und Zeugnisse dokumentieren Disziplinarmaßnahmen und Leistungsbewertungen.

Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses müssen diese Dokumente gemäß § 147 Abgabenordnung (AO) noch zehn Jahre aufbewahrt werden. Dies dient der Nachweispflicht gegenüber Finanzbehörden und Sozialversicherungsträgern, falls es zu Nachfragen oder Prüfungen kommt.

2. Kontoauszüge

Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre

Für Unternehmen gilt: Kontoauszüge müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden, da sie als Buchungsbelege gelten und somit wesentlicher Bestandteil der Buchführung sind. Sie dokumentieren sämtliche Geschäftsvorfälle und sind unerlässlich für die Nachvollziehbarkeit finanzieller Transaktionen.

Für Privatpersonen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Dennoch empfiehlt es sich, Kontoauszüge mindestens drei Jahre aufzubewahren, um im Falle von Unstimmigkeiten oder bei steuerlichen Prüfungen Beweise vorlegen zu können.

3. Belege

Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre

Belege umfassen eine breite Palette von Dokumenten, die zur Buchführung eines Unternehmens gehören:

  • Quittungen bestätigen den Erhalt von Zahlungen.
  • Zahlungsbelege belegen Transaktionen und dienen als Nachweise für getätigte Ausgaben.
  • Kassenbons dokumentieren den Kauf von Waren oder Dienstleistungen.

Diese Dokumente sind essenziell für die Überprüfung der steuerlichen Verhältnisse und die korrekte Buchführung. Sie müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden, um bei einer Betriebsprüfung vollständige und ordnungsgemäße Unterlagen vorlegen zu können.

4. Lieferscheine

Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre

Lieferscheine, die keine Buchungsbelege darstellen, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Sie dienen der Nachweisführung über den Wareneingang und -ausgang und sind für die interne Logistik sowie für eventuelle Reklamationen relevant. Sie dokumentieren den Empfang von Waren und die Erfüllung von Lieferverpflichtungen.

5. Rechnungen

Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre

Rechnungen sind ein zentraler Bestandteil der Buchführung und müssen sowohl für Unternehmer als auch für Freiberufler zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dies gilt sowohl für Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen. Die Aufbewahrung ist notwendig für:

  • Steuerprüfungen, um die steuerliche Korrektheit der Buchungen nachzuweisen.
  • Vorsteuerabzugsfähigkeit, um die abgezogene Vorsteuer belegen zu können.

6. Steuerunterlagen

Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre

Alle Steuerunterlagen, einschließlich:

  • Steuererklärungen dokumentieren die Angaben zur Einkommensteuer, Umsatzsteuer etc.
  • Steuerbescheide bestätigen die Festsetzungen des Finanzamtes.
  • Steuerprüfungsberichte enthalten die Ergebnisse von Betriebsprüfungen.

Gesetzliche Anforderungen: Die Pflicht zur Digitalisierung von Dokumenten

Dokumente zu digitalisieren ist nicht nur eine praktische Lösung, sondern in vielen Branchen und für bestimmte Dokumente auch gesetzlich vorgeschrieben. Dies betrifft vor allem steuerrelevante Dokumente und Buchhaltungsunterlagen. Die folgenden Abschnitte erläutern die gesetzlichen Anforderungen und die Hintergründe, warum die Digitalisierung dieser Dokumente verpflichtend ist.

Steuerrelevante Dokumente

Steuerrelevante Dokumente umfassen eine Vielzahl von Unterlagen, die für die Besteuerung eines Unternehmens oder einer Privatperson relevant sind. Dazu gehören:

  • Steuererklärungen: Digitale Abgabe der Steuererklärung ist seit Jahren Standard. Die meisten Finanzämter akzeptieren nur noch elektronische Steuererklärungen über Systeme wie ELSTER.
  • Steuerbescheide: Bescheide, die digital empfangen werden, müssen auch digital archiviert werden.
  • Rechnungen: Sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen müssen in digitaler Form vorliegen und gespeichert werden. Dies erleichtert die Überprüfung durch Finanzbehörden und unterstützt die Nachweispflicht.

Gemäß der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind Unternehmen verpflichtet, ihre steuerrelevanten Unterlagen revisionssicher digital zu archivieren. Das bedeutet, dass die Dokumente unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit zugänglich sein müssen.

Buchhaltungsunterlagen

Die Buchhaltungsunterlagen umfassen alle Dokumente, die für die Buchführung eines Unternehmens notwendig sind. Dazu gehören:

  • Kontoauszüge: Digitale Kontoauszüge müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.
  • Belege: Quittungen, Zahlungsbelege und Kassenbons müssen digital archiviert werden.
  • Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen: Diese Dokumente müssen ebenfalls in digitaler Form vorliegen und archiviert werden.

Gemäß den §§ 239 und 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie § 147 der Abgabenordnung (AO) sind Unternehmen verpflichtet, ihre Buchführungsunterlagen zehn Jahre lang aufzubewahren. Die digitale Archivierung dieser Unterlagen erleichtert die Erfüllung dieser gesetzlichen Anforderungen erheblich.

Vorteile und Anforderungen der digitalen Archivierung

Digitale Archivierungssysteme müssen bestimmten Anforderungen gerecht werden, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.

  • Revisionssicherheit: Jede Änderung muss protokolliert und nachvollziehbar sein.
  • Zugänglichkeit: Die Dokumente müssen jederzeit und schnell zugänglich sein. Dies ist besonders wichtig bei Betriebsprüfungen durch Finanzbehörden.
  • Datensicherheit: Regelmäßige Backups und Verschlüsselung sind hierbei essenziell.
  • Nachvollziehbarkeit: Dies umfasst die Protokollierung von Zugriffs- und Änderungsprotokollen.

Dokumente digitalisieren? Handeln Sie jetzt!

Lassen Sie nicht zu, dass veraltete Papierarchive Ihre Effizienz und Sicherheit beeinträchtigen. Setzen Sie auf unsere professionellen Digitalisierungsservices und genießen Sie die Vorteile einer modernen, digitalen Dokumentenverwaltung. Kontaktieren Sie uns, um mehr über unsere Lösungen zu erfahren und einen ersten Beratungstermin zu vereinbaren.

Gemeinsam machen wir Ihre Dokumentenverwaltung zukunftssicher und effizient. Starten Sie jetzt den Schritt in die digitale Zukunft und profitieren Sie von unseren umfassenden und sicheren Digitalisierungsangeboten!

Zurück