Automatisierte Lösungen für das Scannen und Verwalten von Rechnungen

Das Scannen und Verwalten von Rechnungen ist ein wichtiger Aspekt, wenn es um Effizienz und Compliance geht. Mit dem Fortschritt in der digitalen Technologie ist es nun möglich, diesen Prozess durch automatisierte Systeme zu optimieren. Hierbei ist es jedoch wichtig, nicht nur die Effizienz zu steigern, sondern auch die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen zu beachten.

Warum Rechnungen scannen lassen?

Das Scannen von Rechnungen durch automatisierte Dienste bietet zahlreiche Vorteile. Es spart nicht nur Zeit und reduziert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, sondern verbessert auch den Zugriff auf und die Sicherheit von Finanzdaten. Moderne Technologien wie Optical Character Recognition (OCR) und künstliche Intelligenz (KI) ermöglichen es, Rechnungsinformationen präzise zu erfassen und effizient in Buchhaltungssysteme zu integrieren.

Rechtliche Aspekte der digitalen Aufbewahrung von Rechnungen

In Deutschland müssen Rechnungen gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) aufbewahrt werden. Dies schließt sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen ein. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel zehn Jahre, beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Wichtige Aspekte der Aufbewahrung:

Unveränderbarkeit

Um die Unveränderbarkeit digital gespeicherter Rechnungen zu gewährleisten, implementieren Unternehmen Systeme und Prozesse, die jede nachträgliche Manipulation der Daten verhindern. Sie erreichen dies durch den Einsatz von Technologien wie Blockchain, die automatische Versiegelung von Dokumenten nach dem Scannen oder die Speicherung in einem Format, das keine nachträglichen Änderungen zulässt, wie zum Beispiel PDF/A. Zusätzlich regulieren sie die Zugriffsrechte streng, indem sie nur autorisierten Personen Einsicht oder Bearbeitungsmöglichkeiten gewähren und dabei alle Zugriffe sowie Änderungsversuche detailliert protokollieren.

Vollständigkeit

Die Vollständigkeit einer digitalen Rechnung gewährleistet, dass alle relevanten Daten der Rechnung, wie Ausstellungsdatum, Rechnungsbetrag, ausgewiesene Mehrwertsteuer sowie die Identität von Aussteller und Empfänger, vollständig und korrekt erfasst und dauerhaft gespeichert sind. Dies ermöglicht es, die digitalisierte Version der Rechnung rechtlich als gleichwertig zur ursprünglichen Papierrechnung anzuerkennen. Die Nutzung von OCR-Technologie unterstützt das Erfassen dieser Daten effektiv, jedoch bedarf es ergänzender Verfahren zur Überprüfung und Bestätigung der Genauigkeit der erfassten Informationen, um deren Richtigkeit sicherzustellen.

Zugänglichkeit

Rechnungen müssen während der gesamten gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist, die in Deutschland beispielsweise zehn Jahre beträgt, jederzeit zugänglich und lesbar sein. Dies erfordert einerseits eine sichere, aber zugängliche Speicherung, die auch bei technischen Ausfällen oder Datenverlusten durch redundante Backup-Systeme geschützt ist. Andererseits müssen Unternehmen sicherstellen, dass die gespeicherten Daten auch in Zukunft lesbar bleiben, was möglicherweise die regelmäßige Migration der Daten auf aktuelle Speicherformate oder Systeme erfordert. Die Einrichtung eines zuverlässigen Dokumentenmanagementsystems, das eine einfache Suche und den schnellen Zugriff auf die gespeicherten Rechnungen ermöglicht, ist hierbei essenziell.

Implementierung eines Systems zum Scannen von Rechnungen

Bei der Auswahl und Implementierung eines Systems zum Scannen von Rechnungen sollten Unternehmen folgende Schritte beachten:

1. Technologieauswahl: Wählen Sie eine Lösung, die bewährte OCR- und KI-Technologien verwendet, um eine hohe Genauigkeit der Datenextraktion zu gewährleisten.
2. Integration: Stellen Sie sicher, dass das System mit Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur und Buchhaltungssoftware kompatibel ist.
3. Datensicherheit: Implementieren Sie robuste Sicherheitsmaßnahmen, um den Schutz sensibler Finanzdaten zu gewährleisten.
4. Schulung der Mitarbeiter: Trainieren Sie Ihr Personal im Umgang mit der neuen Technologie und den Compliance-Anforderungen.

Das Scannen und Verwalten von Rechnungen durch automatisierte Dienste ist eine effiziente Lösung, die nicht nur die betriebliche Effizienz steigert, sondern auch dazu beiträgt, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen. Unternehmen, die in diese Technologien investieren, profitieren von einer verbesserten Finanzverwaltung und können sicher sein, dass sie die Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen erfüllen. Es ist entscheidend, dass jede Lösung die GoBD-Anforderungen erfüllt, um zukünftige rechtliche Herausforderungen zu vermeiden.

Rechnungen scannen und verwalten lassen mit A & S

A & S transformiert mit Docs365 den Prozess des Rechnungsscannens und der digitalen Aufbewahrung in Unternehmen. Unsere fortschrittliche Software ermöglicht es, Rechnungen schnell und effizient zu digitalisieren und sie in einem sicheren, digitalen Archiv zu speichern. Durch den Einsatz modernster OCR-Technologie lassen sich sämtliche relevanten Daten aus den Rechnungen extrahieren und automatisch in das System einspeisen. Dies garantiert nicht nur die Vollständigkeit der Informationen, sondern auch deren Unveränderbarkeit gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften.

Die archivierten Rechnungen sind in unserem System leicht zugänglich und jederzeit abrufbar, was den Zugriff und die Verwaltung erheblich vereinfacht und beschleunigt. Mit Docs365 bietet A & S eine Lösung, die nicht nur Platz spart und das Risiko von Datenverlust minimiert, sondern auch die Einhaltung von Compliance-Anforderungen sicherstellt, was besonders für die langfristige und gesetzeskonforme Archivierung von Rechnungen essenziell ist.