DMS-Beratung & Einführung
Dokumentenmanagement: von der Analyse bis zum laufenden Betrieb
Software allein löst kein Archivproblem. Wir analysieren Ihre Abläufe, digitalisieren Ihren Altbestand, richten das System ein und schulen Ihr Team – mit unserer Software Docs365 aus einem deutschen Rechenzentrum.
Warum ein Fachhändler und kein Softwarehaus?
Ein Dokumentenmanagement-System einzuführen scheitert selten an der Software. Es scheitert daran, dass der Altbestand im Keller liegen bleibt, die Scanner nicht sauber angebunden sind und niemand weiß, wer die Verfahrensdokumentation schreibt.
Genau da liegt unser Unterschied: Wir liefern nicht nur die Software, sondern die gesamte Kette. Ein Anbieter für das Multifunktionsgerät, für die Digitalisierung Ihres Altbestands und für das DMS – mit einem Ansprechpartner statt drei Dienstleistern, die aufeinander warten.
Geräte
Scanner und Multifunktionssysteme, eingerichtet und angebunden
Altbestand
Ihr Archiv digitalisieren wir vorab per Scan-Dienstleistung
System
Docs365 einrichten, Team schulen, laufend betreuen
Die Herausforderungen klassischer Archivierung
Platzbedarf
Physische Dokumente benötigen umfangreiche, teure Lagerflächen, die mit wachsendem Dokumentenvolumen schwer skalierbar sind.
Zugriffszeiten
Die Suche in Papierarchiven ist zeitaufwendig und verzögert die Informationsbeschaffung im Geschäftsalltag – besonders bei Rückfragen von Kunden oder Prüfern.
Sicherheitsrisiken
Feuer, Wasser, Diebstahl oder Verschleiß können wichtige Unterlagen unwiederbringlich zerstören. Thermobelege verblassen zusätzlich mit der Zeit.
Compliance
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (GoBD, HGB, AO) und Datenschutzrichtlinien einzuhalten ist bei physischer Archivierung komplex und fehleranfällig.
Zwei Abläufe, die sich sofort rechnen
Ein DMS im ganzen Unternehmen einzuführen ist ein Projekt. Meist lohnt es sich, mit dem Ablauf anzufangen, der täglich am meisten Zeit kostet:
Rechnungseingang digitalisieren
Eingehende Rechnungen werden gescannt, per Texterkennung ausgelesen und automatisch mit Rechnungsnummer, Datum und Betrag abgelegt. Statt Papier durchs Haus zu reichen, läuft die sachliche Prüfung digital – und in der Buchhaltung liegt am Monatsende nichts mehr auf Halde.
- Automatische Erkennung von Rechnungsnummer, Datum und Betrag
- Übergabe an Ihre Buchhaltungssoftware statt doppelter Erfassung
- Jede Rechnung in Sekunden wiederauffindbar – auch Jahre später
Lieferscheine revisionssicher archivieren
Lieferscheine gehen im Alltag am häufigsten verloren – sie wandern durch mehrere Hände, bevor sie im Ordner landen. Digitalisiert werden sie direkt bei der Warenannahme erfasst und bleiben über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist zugänglich.
- Erfassung direkt bei der Warenannahme, auch per Scan-Station
- Verknüpfung mit der zugehörigen Rechnung
- Unveränderbare Ablage mit Protokollierung
Beide Abläufe setzen voraus, dass Ihr Altbestand digital vorliegt. Übernehmen wir gerne – siehe Scan-Dienstleistung.
Was Docs365 dabei leistet
- Digitale Archivierung physischer Dokumente in einem einfach durchsuchbaren Format
- Schnelle Volltextsuche: jedes Dokument in Sekunden gefunden statt in Aktenordnern geblättert
- Automatische Erkennung von Rechnungsdaten per OCR und KI
- Rollen- und Rechteverwaltung gegen unbefugten Zugriff, verschlüsselte Übertragung
- Überwachung der hinterlegten Aufbewahrungsfristen mit Hinweis auf löschbare Unterlagen
- Unveränderbare Speicherung mit Protokollierung – erfüllt die technischen GoBD-Anforderungen
- Skalierbare Lösung, die mit Ihrem Dokumentenvolumen mitwächst
- Zentraler Zugriff von mehreren Standorten und aus dem Homeoffice
Docs365 wird in einem deutschen Rechenzentrum gehostet und unterliegt damit deutschem und europäischem Datenschutzrecht. Ihre Daten verlassen Deutschland nicht.
Fortlaufende Unterstützung
Unsere Beziehung zu Ihnen endet nicht mit der Einrichtung: regelmäßige Updates, Schulungen für Ihr Team und schnelle Hilfe bei technischen Anliegen inklusive.
Häufige Fragen zum Dokumentenmanagement
Was ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?
Ein DMS ist eine Software, die Ihre Geschäftsdokumente digital erfasst, indexiert und revisionssicher archiviert. Statt in Aktenordnern zu suchen, finden Sie jedes Dokument in Sekunden per Volltextsuche. Unsere Lösung Docs365 überwacht zusätzlich die hinterlegten Aufbewahrungsfristen und meldet, wenn Unterlagen gelöscht werden dürfen.
Wo werden unsere Daten bei Docs365 gespeichert?
Docs365 wird in einem deutschen Rechenzentrum gehostet und unterliegt damit deutschem und europäischem Datenschutzrecht (DSGVO). Ihre Daten verlassen Deutschland nicht.
Ist die Archivierung mit Docs365 GoBD-konform?
Docs365 erfüllt die technischen Anforderungen der GoBD: Dokumente werden unveränderbar gespeichert, jede Änderung wird protokolliert, und die Unterlagen bleiben über die gesamte Aufbewahrungsfrist zugänglich und lesbar. Ob Ihr Gesamtprozess GoBD-konform ist, hängt zusätzlich an Ihrer Verfahrensdokumentation – dabei unterstützen wir Sie bei der Einführung.
Wie kommen unsere Papierdokumente in das System?
Entweder über eigene Scansysteme, die wir bei Ihnen einrichten, oder über unsere Scan-Dienstleistung: Wir digitalisieren Ihre Bestandsakten mit professionellen Kodak/Alaris-Scannern und spielen sie fertig indexiert in Docs365 ein.
Was kostet ein Dokumentenmanagement-System?
Die Kosten hängen von Nutzerzahl und Dokumentenvolumen ab. Docs365 ist als skalierbare Lösung auch für kleine und mittlere Unternehmen wirtschaftlich – wir erstellen Ihnen gerne ein individuelles Angebot.
Werden wir bei der Einführung unterstützt?
Ja, wir unterstützen Sie bei der Einführung umfassend: Wir richten das System ein, migrieren Ihre Dokumente, schulen Ihr Team und bleiben auch danach Ihr Ansprechpartner – mit regelmäßigen Updates und schneller Hilfe bei technischen Anliegen.
Dokumentenmanagement
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Wir zeigen Ihnen in einer kostenlosen Demo, wie Docs365 Ihre Dokumentenarchivierung effizienter, sicherer und zugänglicher macht.