Welcher Drucker passt zu Ihrem Unternehmen?

Welche Faktoren sind entscheidend?

Bei der Auswahl sollten mehrere Faktoren gemeinsam betrachtet werden:

• Druckvolumen und Anzahl der Nutzer
• Druckgeschwindigkeit
• Farbe oder Schwarz-Weiß
• Scan- und Kopierbedarf
• Papierformate
• Sicherheitsanforderungen
• Netzwerk- und Cloud-Anbindung
• Service und laufende Druckkosten

Bürodrucker oder Multifunktionsdrucker?

Ein klassischer Bürodrucker reicht aus, wenn hauptsächlich Dokumente ausgegeben werden. Ein Multifunktionsdrucker verbindet dagegen Drucken, Scannen, Kopieren und die digitale Dokumentenverarbeitung in einem Gerät.

Für Arbeitsplätze mit regelmäßigem Scan- und Kopierbedarf kann ein Multifunktionssystem dadurch mehrere Einzelgeräte ersetzen. Besonders interessant ist das, wenn Papierdokumente regelmäßig digitalisiert oder weiterverarbeitet werden.

Welcher Drucker eignet sich für ein kleines Büro?

Ein kleines Büro benötigt häufig kein überdimensioniertes System. Wichtiger sind Zuverlässigkeit, passende Funktionen und kalkulierbare Betriebskosten. Vor der Auswahl sollten diese Fragen beantwortet sein:

• Wie viele Seiten werden monatlich gedruckt?
• Wird Farbe benötigt?
• Wie häufig wird gescannt?
• Wie viele Personen nutzen das Gerät?
• Werden vertrauliche Dokumente gedruckt?
• Muss das System in das Netzwerk integriert werden?

Drucker für größere Büros

Mit zunehmender Nutzerzahl verändern sich die Anforderungen. Geschwindigkeit, Papierkapazität, Zuverlässigkeit und zentrale Verwaltung gewinnen an Bedeutung. Auch Benutzerverwaltung, sichere Druckfreigabe, Duplexdruck, Monitoring und Follow-Me-Printing werden relevant.

Hier sollte nicht nur ein einzelner Drucker betrachtet werden. Sinnvoller ist die Planung der gesamten Druckerflotte.

Wann ist ein A3-Drucker sinnvoll?

Ein A3-Drucker ist interessant, wenn regelmäßig größere Formate benötigt werden – etwa technische Zeichnungen, Präsentationen, Tabellen, Pläne, Broschüren oder Marketingunterlagen. Wer dagegen ausschließlich A4-Dokumente verarbeitet, benötigt nicht automatisch ein A3-System.

Druckgeschwindigkeit ist nicht alles

Ein schneller Drucker klingt attraktiv. Bei geringem Druckvolumen kann eine hohe Geschwindigkeit jedoch unnötig sein. Umgekehrt führt ein zu langsames System bei hohem Aufkommen zu Wartezeiten. Der richtige Drucker ist nicht der schnellste – es ist der, der den Arbeitsablauf zuverlässig unterstützt.

Die häufigsten Fehler

• Nur den Kaufpreis betrachten: Ein niedriger Anschaffungspreis bedeutet nicht niedrige Gesamtkosten.
• Zu groß dimensionieren: Unbenötigte Funktionen erhöhen unter Umständen die Kosten.
• Zu klein dimensionieren: Ein dauerhaft überlastetes System verursacht Wartezeiten und Verschleiß.
• Scanprozesse vergessen: Wer regelmäßig digitalisiert, sollte die Scan-Funktion bei der Auswahl berücksichtigen.
• Service unterschätzen: Ein Ausfall kostet oft mehr als die eigentliche Reparatur.

Die richtige Beratung beginnt mit Fragen

Wir empfehlen keine Geräte nach einem allgemeinen „besten Modell“. Wir fragen: Was wird gedruckt? Wie viel? Wer druckt? Was wird gescannt? Welche Sicherheitsanforderungen bestehen? Welche Kosten entstehen heute? Erst daraus lässt sich ableiten, welches Drucksystem technisch und wirtschaftlich passt.