Blog · 1 Min. Lesezeit
Automatisierte Lösungen für das Scannen und Verwalten von Rechnungen
Das Scannen und Verwalten von Rechnungen ist ein wichtiger Aspekt, wenn es um Effizienz und Compliance geht. Moderne Technologien wie OCR und künstliche Intelligenz ermöglichen es, Rechnungsinformationen präzise zu erfassen und effizient in Buchhaltungssysteme zu integrieren.
Rechtliche Aspekte der digitalen Aufbewahrung
In Deutschland müssen Rechnungen gemäß den GoBD aufbewahrt werden – sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel zehn Jahre, beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Zugänglichkeit
Systeme und Prozesse müssen jede nachträgliche Manipulation verhindern, etwa durch automatische Versiegelung nach dem Scannen oder Speicherung im Format PDF/A. Alle relevanten Rechnungsdaten müssen vollständig erfasst sein, und Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit zugänglich und lesbar bleiben – unterstützt durch ein zuverlässiges Dokumentenmanagementsystem.
Rechnungen scannen und verwalten lassen mit A & S
A & S transformiert mit Docs365 den Prozess des Rechnungsscannens und der digitalen Aufbewahrung in Unternehmen. Durch modernste OCR-Technologie lassen sich sämtliche relevanten Daten aus den Rechnungen extrahieren und automatisch in das System einspeisen – vollständig und unveränderbar gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften.
Die archivierten Rechnungen sind jederzeit abrufbar, was Zugriff und Verwaltung erheblich vereinfacht und beschleunigt – bei gleichzeitiger Einhaltung aller Compliance-Anforderungen.
So sieht der Ablauf bei uns konkret aus: Eingangsrechnungen werden gescannt, per Texterkennung ausgelesen und automatisch abgelegt – die sachliche Prüfung läuft digital statt auf Papier.
Rechnungseingang digitalisieren →Automatisierte Lösungen für das Scannen und Verwalten von Rechnungen
Frage zu diesem Thema?
Schildern Sie uns kurz Ihre Situation – wir antworten in der Regel innerhalb eines Werktages. Unverbindlich und kostenlos.