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Druckmanagement im Unternehmen: Managed Print Services erklärt
Druckmanagement bedeutet, die gesamte Druckumgebung eines Unternehmens als Ganzes zu steuern statt jedes Gerät einzeln – von der Gerätewahl über Toner und Wartung bis zu Kosten und Sicherheit. Im Fachjargon heißt das Managed Print Services.
Was ist Druckmanagement?
Druckmanagement – englisch Managed Print Services – umfasst alle Dienstleistungen zur Analyse, Verwaltung und Optimierung einer Druckumgebung. Es geht nicht um die Bereitstellung von Druckern. Betrachtet werden:
- Druckerflotte und Druckvolumen
- Kosten und Verbrauchsmaterial
- Wartung und Gerätestandorte
- Drucksicherheit
- Benutzer und Software
- Service
Warum Druckmanagement mit mehreren Geräten kompliziert wird
Ein einzelner Drucker lässt sich einfach verwalten. Bei zehn, zwanzig oder mehr Geräten entstehen andere Fragen:
- Welche Geräte sind vorhanden und wo stehen sie?
- Wie stark werden sie genutzt?
- Welche Systeme verursachen hohe Kosten?
- Wann wird Toner benötigt?
- Wo treten Störungen auf?
- Welche Geräte müssen ersetzt werden?
- Wie werden vertrauliche Dokumente geschützt?
Druckerflotte optimieren
Ein Gerät, das kaum genutzt wird, verursacht trotzdem Kosten für Energie, Wartung und Verbrauchsmaterial. Gleichzeitig führt ein dauerhaft überlastetes System zu Wartezeiten und höheren Betriebskosten.
Die optimale Druckerflotte besteht deshalb nicht aus möglichst vielen oder möglichst wenigen Geräten, sondern aus den richtigen Geräten an den richtigen Standorten.
Sicheres Drucken
Ein vertrauliches Dokument sollte nicht unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen. Gerade bei Personalunterlagen, Verträgen und Kundendaten ist eine sichere Druckausgabe relevant. Funktionen wie Pull Printing, Follow-Me-Printing oder persönliche Druckfreigabe halten Aufträge zunächst zurück – der Ausdruck erfolgt erst nach Anmeldung am Gerät.
Wie läuft eine Managed-Print-Analyse ab?
Eine sinnvolle Optimierung beginnt nicht mit dem Austausch aller Geräte:
- Analyse: Die bestehende Druckumgebung wird erfasst.
- Auswertung: Druckvolumen, Geräte, Kosten und Nutzung werden verglichen.
- Konzept: Daraus entstehen konkrete Optimierungsmöglichkeiten.
- Umsetzung: Geräte, Software und Prozesse werden angepasst.
- Betreuung: Die Druckumgebung wird laufend betreut und weiterentwickelt.
Managed Print ist mehr als ein Wartungsvertrag
Ein Wartungsvertrag beantwortet vor allem die Frage: Was passiert, wenn ein Gerät ausfällt? Managed Print stellt weitergehende Fragen: Was wird gedruckt? Wo? Wie? Was kostet es? Welche Geräte werden benötigt? Und welche Prozesse lassen sich verbessern?
Genau darin liegt der Unterschied. Wir betrachten deshalb nicht nur einzelne Drucksysteme, sondern die gesamte Druckumgebung Ihres Unternehmens.
Sie möchten wissen, ob Ihre Druckerflotte effizient aufgestellt ist? Wir analysieren Geräte, Nutzung, Kosten und Prozesse und entwickeln daraus eine passende Drucklösung.
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