Lieferscheine digital archivieren: Ihr idealer Partner

Wie lange müssen Lieferscheine aufbewahrt werden?

Eine pauschale Jahreszahl gibt es nicht – es kommt darauf an, wofür der Lieferschein dient.

Ist er ein Buchungsbeleg, gilt die Frist für Buchungsbelege: acht Jahre seit dem 1. Januar 2025, vorher zehn (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO, § 257 Abs. 4 Satz 1 HGB).

Ist er keiner, endet die Aufbewahrungsfrist bei empfangenen Lieferscheinen mit dem Erhalt der Rechnung, bei abgesandten mit dem Versand der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO).

Gezählt wird ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden beziehungsweise empfangen oder abgesandt wurde (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Und solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist, läuft die Frist nicht ab (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

10 Argumente für die digitale Archivierung

• Effizienzsteigerung durch schnellen Zugriff auf digitale Dokumente
• Kosteneinsparungen durch weniger physischen Lagerraum
• Erhöhte Sicherheit durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen
• Umweltfreundlichkeit durch geringeren Papierverbrauch
• Verbesserte Compliance mit automatischen Erinnerungen und Protokollen
• Zentralisierter Zugriff von verschiedenen Standorten aus
• Verbesserte Dokumentenintegrität über die gesamte Lebensdauer
• Einfache Skalierbarkeit mit dem Unternehmenswachstum
• Bessere Such- und Retrieval-Funktionen
• Langzeitbeständigkeit gegenüber technologischem Wandel

Der Prozess der digitalen Aufbewahrung

• Digitalisierung der physischen Lieferscheine
• Indexierung und Klassifizierung für schnelle Auffindbarkeit
• Sichere Speicherung, z. B. in einer Cloud-Speicherlösung
• Zugriffsmanagement für berechtigte Personen
• Einhaltung aller Compliance- und Aufbewahrungsrichtlinien