Druckkosten im Unternehmen senken: Wo wirklich Einsparpotenzial steckt

Welche Kosten verursacht das Drucken?

Die Gesamtkosten eines Drucksystems setzen sich aus mehreren Bestandteilen zusammen:

• Anschaffung oder Leasing
• Toner und Verbrauchsmaterial
• Papier
• Wartung und Reparaturen
• Ersatzteile und Energie
• Serviceleistungen
• Arbeitszeit bei Störungen
• Verwaltung
• unnötige oder fehlerhafte Ausdrucke

Gerade bei mehreren Drucksystemen summieren sich kleinere Kostenunterschiede über die Nutzungsdauer deutlich. Ein Drucker mit niedrigem Anschaffungspreis kann deshalb langfristig teurer sein als ein hochwertigeres System mit niedrigeren Betriebskosten.

Druckkostenanalyse: Erst messen, dann optimieren

Bevor Maßnahmen umgesetzt werden, sollte die bestehende Druckumgebung analysiert werden. Eine Druckkostenanalyse betrachtet unter anderem:

• Anzahl der Drucksysteme und ihre Standorte
• tatsächliches Druckvolumen
• Farb- und Schwarz-Weiß-Anteil
• Kosten pro Seite
• Verbrauchsmaterial, Wartung und Reparaturen
• Auslastung und Druckverhalten

Dabei werden häufig Geräte sichtbar, die kaum genutzt werden, während andere Systeme dauerhaft stark ausgelastet sind. Erst wenn diese Zusammenhänge bekannt sind, lässt sich die Flotte sinnvoll optimieren.

Druckkosten pro Seite richtig berechnen

Beim Druckervergleich wird häufig der Kaufpreis betrachtet. Für Unternehmen ist eine andere Kennzahl interessanter: Was kostet eine tatsächlich gedruckte Seite? Dafür müssen Tonerreichweite, Verbrauchsmaterial, Wartung und das reale Druckvolumen berücksichtigt werden.

Ein Unterschied von wenigen Cent pro Seite ergibt bei hohem Druckvolumen eine relevante Summe. Ein sinnvoller Vergleich stellt deshalb nicht Gerätepreise gegenüber, sondern die voraussichtlichen Gesamtkosten.

Die Druckerflotte überprüfen

Nicht jedes Unternehmen benötigt an jedem Arbeitsplatz einen eigenen Drucker. Eine optimierte Flotte kann bedeuten:

• selten genutzte Geräte abzubauen
• Geräte sinnvoller zu positionieren
• Druckaufgaben besser zu verteilen
• unterschiedliche Systeme aufeinander abzustimmen
• leistungsfähigere Multifunktionssysteme einzusetzen

Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Drucker abzuschaffen. Entscheidend ist die Frage: Welche Geräte werden an welchen Standorten tatsächlich benötigt?

Papierverbrauch reduzieren

Doppelte Ausdrucke, fehlerhafte Druckaufträge und Dokumente, die nur kurz benötigt werden, summieren sich. Schon einfache Maßnahmen helfen: Duplexdruck reduziert bei geeigneten Dokumenten den Papierverbrauch. Digitale Dokumentenprozesse machen manchen Ausdruck überflüssig.

Mit einer sicheren Druckfreigabe werden Aufträge zunächst zurückgehalten – der Ausdruck erfolgt erst, wenn sich der Nutzer am Gerät anmeldet. Wer Dokumente digital archiviert, reduziert unnötige Ausdrucke und physische Ablage. Damit wird deutlich: Druckkosten zu senken ist nicht nur eine Frage der Hardware, sondern auch eine Frage der Prozesse.

Druckkosten senken bedeutet nicht, weniger zu arbeiten

Das Ziel sollte nicht sein, Mitarbeitern das Drucken möglichst schwer zu machen. Sinnvoller ist es, unnötige Druckvorgänge zu vermeiden und notwendige Prozesse effizienter zu gestalten.

Eine pauschale Einsparquote wäre unseriös. Das tatsächliche Potenzial hängt von Druckvolumen, Geräteflotte, Verbrauch, Prozessen und Service ab.