Drucker kaufen oder leasen? Welche Lösung sich für Unternehmen lohnt

Drucker kaufen: Wann lohnt sich die Anschaffung?

Beim Kauf wird das Drucksystem einmalig bezahlt und geht in das Eigentum des Unternehmens über. Das kann sinnvoll sein, wenn ein Gerät langfristig eingesetzt werden soll und die Investition aus dem vorhandenen Budget möglich ist.

Der Kauf bietet Unabhängigkeit von einer Vertragslaufzeit. Gleichzeitig trägt das Unternehmen die Verantwortung für Wartung, Reparaturen und alle laufenden Kosten:

• Toner und Verbrauchsmaterial
• Wartung und Reparaturen
• Ersatzteile
• Energieverbrauch
• Service
• mögliche Ausfallzeiten

Ein günstiger Kaufpreis bedeutet deshalb nicht automatisch, dass ein Drucker langfristig günstig betrieben werden kann.

Drucker leasen: Investitionen planbar verteilen

Beim Leasing wird die Anschaffung über eine festgelegte Laufzeit verteilt. Statt einer größeren Einmalzahlung entstehen regelmäßige monatliche Kosten. Das ist interessant, wenn Sie Ihre Liquidität schonen oder Investitionen besser planbar gestalten möchten. Auch die regelmäßige Modernisierung der Systeme spricht für Leasing.

Allerdings sollte die Leasingrate nie isoliert betrachtet werden. Verbrauchsmaterial, Service und die tatsächlichen Druckkosten können einen erheblichen Anteil der Gesamtkosten ausmachen. Die entscheidende Frage lautet deshalb: Was kostet das Drucksystem insgesamt – nicht nur pro Monat?

Bürodrucker mieten: planbare Kosten und Service

Je nach Vertragsmodell können neben dem Gerät auch Wartung, Vor-Ort-Service und Verbrauchsmaterial Bestandteil der Lösung sein. Das reduziert den Verwaltungsaufwand und macht die laufenden Kosten kalkulierbarer.

Besonders interessant ist eine Mietlösung für Unternehmen, die sich möglichst wenig mit Tonerbestellungen, Wartung und einzelnen Reparaturkosten beschäftigen möchten. Welche Leistungen tatsächlich enthalten sind, sollte allerdings immer genau geprüft werden.

Was kostet ein Drucker ein Unternehmen wirklich?

Der Anschaffungspreis ist nur ein Bestandteil der Gesamtkosten. Für eine realistische Bewertung gehören dazu: Anschaffung oder Rate, Verbrauch, Wartung, Service, Energie, Ausfallzeiten und interner Aufwand.

Bei mehreren Geräten kommen weitere Fragen hinzu:

• Werden alle vorhandenen Geräte tatsächlich benötigt?
• Sind die Standorte sinnvoll gewählt?
• Passen die Geräte zum Druckvolumen?
• Sind einzelne Systeme über- oder unterdimensioniert?
• Wie hoch sind die tatsächlichen Seitenkosten?

Kauf, Leasing oder Miete – welche Lösung passt?

Die folgende Zuordnung ersetzt keine individuelle Betrachtung. Sie zeigt lediglich die Richtung – ein kleines Büro mit einem Multifunktionsdrucker hat andere Anforderungen als ein Unternehmen mit mehreren Abteilungen und einer größeren Flotte.

• Gerät soll langfristig eingesetzt werden → Kauf
• Investition soll verteilt werden → Leasing
• Monatliche Kosten sollen planbar sein → Miete
• Regelmäßiger Technologiewechsel gewünscht → Leasing oder Miete
• Mehrere Drucksysteme vorhanden → Druckkostenanalyse und Managed Print
• Druckkosten sind nicht transparent → Druckkostenanalyse

Nicht der Drucker entscheidet über die Kosten

Ein Drucksystem ist kein isoliertes Produkt, sondern Teil der täglichen Arbeitsabläufe. Deshalb sollte bei einer Neuanschaffung nicht nur gefragt werden: Was kostet der Drucker? Sondern: Was kostet unsere Druckumgebung – und wie effizient funktioniert sie?

Bei A. & S. betrachten wir nicht nur das einzelne Gerät, sondern Druckvolumen, Funktionen, Arbeitsabläufe, Betriebskosten und Serviceanforderungen. So lässt sich beurteilen, ob Kauf, Leasing oder Miete für Ihre Situation sinnvoll ist.