Dokumente scannen im Unternehmen: So wird aus Papier ein digitaler Prozess

Was sollte eine moderne Scanlösung können?

Welche Funktionen sinnvoll sind, hängt vom jeweiligen Prozess ab. Möglich sind unter anderem:

• automatischer Dokumenteneinzug
• beidseitiges Scannen
• Scan to Email und Scan to Folder
• Cloud-Anbindung
• OCR-Texterkennung
• automatische Dateibenennung
• Dokumentenklassifizierung
• DMS-Anbindung
• sichere Benutzeranmeldung

Nicht jedes Unternehmen benötigt alle Funktionen. Entscheidend ist die Frage: Welche Arbeitsschritte sollen nach dem Scan vereinfacht werden?

Dokumentenscanner oder Multifunktionssystem?

Ein Dokumentenscanner ist für Unternehmen interessant, die regelmäßig größere Mengen digitalisieren. Bei geringerem Scanvolumen reicht dagegen ein leistungsfähiger Multifunktionsdrucker mit automatischem Dokumenteneinzug aus.

Bei der Auswahl zählen Scanvolumen, Geschwindigkeit, Papierformate, ein- oder beidseitiges Scannen, Dokumentenzufuhr, OCR, Netzwerk, vorhandene Software, DMS-Anbindung und Sicherheitsanforderungen. Der technisch leistungsfähigste Scanner ist nicht automatisch die beste Lösung.

Scan to Email: praktisch, aber nicht immer effizient

Scan to Email gehört zu den bekannten Funktionen moderner Multifunktionssysteme: Das Dokument wird eingescannt und direkt per E-Mail versendet. Für einzelne Unterlagen ist das praktisch.

Bei regelmäßigen größeren Mengen entsteht jedoch ein Umweg: scannen, E-Mail, Download, Ablage. Hier ist Scan to Folder oder eine direkte Übergabe an ein DMS sinnvoller. Bei Scan to Folder wird das Dokument direkt in einem definierten Zielordner gespeichert – der Nutzer muss die Datei nicht erst versenden und anschließend manuell ablegen.

OCR: Aus einem Scan wird eine durchsuchbare Information

Ein gewöhnlicher Scan erzeugt zunächst ein digitales Bild. OCR erkennt den enthaltenen Text und macht ihn maschinenlesbar. Dadurch lassen sich Dokumente nach bestimmten Begriffen durchsuchen. OCR bildet außerdem die Grundlage für automatisierte Dokumentenprozesse.

Scannen und DMS verbinden

Das größte Potenzial entsteht durch die Verbindung von Scannen und Dokumentenmanagement. Statt „Papier, Scan, E-Mail, Download, Ablage“ sieht der Prozess dann so aus: Papier, Scan, OCR, DMS, digitaler Workflow.

Das Dokument befindet sich damit direkt im vorgesehenen System und kann anschließend geprüft, freigegeben, weitergeleitet oder archiviert werden.

Beispiel: Eingangsrechnung digital verarbeiten

Klassisch wandert eine Rechnung durch sieben Stationen: öffnen, kopieren, weitergeben, prüfen, erneut weiterleiten, ablegen, archivieren.

Digital sind es fünf: scannen, Informationen per OCR erfassen, Dokument zuordnen, digital weiterleiten und freigeben, archivieren. Der entscheidende Vorteil liegt deshalb nicht in der Geschwindigkeit des Scanners, sondern im Prozess dahinter.

Sicher scannen

Beim Scannen werden sensible Informationen verarbeitet – Personalunterlagen, Kundendaten, Verträge, Rechnungen und interne Unternehmensinformationen. Deshalb sollten Benutzerrechte, sichere Übertragung und Zugriffsstrukturen bereits bei der Planung berücksichtigt werden.

Wann lohnt sich eine professionelle Scanlösung?

• wenn regelmäßig große Mengen gescannt werden
• wenn mehrere Mitarbeiter Dokumente digitalisieren
• wenn OCR benötigt wird
• wenn Dokumente anschließend weiterverarbeitet werden
• wenn ein DMS vorhanden ist
• wenn sensible Dokumente verarbeitet werden
• wenn viel Zeit mit manueller Ablage verloren geht

Bei sehr großen Beständen kann statt der internen Verarbeitung auch eine Scan-Dienstleistung sinnvoll sein. Ein Scanner allein macht noch keinen digitalen Dokumentenprozess – entscheidend ist, was nach dem Scan passiert.