Dokumente digitalisieren: Aufbewahrungsfristen & Pflichten

Die Fristen auf einen Blick

Welche Frist gilt, hängt nicht vom Papier ab, sondern davon, wozu die Unterlage dient. Dieselbe Rechnung kann Buchungsbeleg sein oder Geschäftsbrief.

Die Tabelle lässt sich zur Seite schieben.

Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Inventare – zehn Jahre

Für Handelsbücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz gilt die längste Frist: zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 in Verbindung mit Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 4 Satz 1 HGB).

Buchungsbelege – acht Jahre, nicht mehr zehn

Kontoauszüge, Quittungen, Zahlungsbelege, Kassenbons sowie Eingangs- und Ausgangsrechnungen sind Buchungsbelege. Für sie gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren – vorher waren es zehn (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO, § 257 Abs. 4 Satz 1 HGB).

Eine Ausnahme gibt es für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute: Dort bleiben Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB).

Handels- und Geschäftsbriefe – sechs Jahre

Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und die Kopien der abgesandten sind sechs Jahre aufzubewahren, ebenso sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO).

Lieferscheine – es kommt auf die Rechnung an

Hier wird oft eine pauschale Frist genannt, und das greift zu kurz. Ist der Lieferschein ein Buchungsbeleg, gilt die Acht-Jahres-Frist.

Ist er keiner, endet die Aufbewahrungsfrist bei empfangenen Lieferscheinen mit dem Erhalt der Rechnung und bei abgesandten mit dem Versand der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO).

Personalunterlagen – keine einheitliche Frist

Für Personalakten gibt es keine einzelne Vorschrift, die eine Frist für die gesamte Akte festlegt – § 147 AO ist dafür nicht die richtige Grundlage. Die einzelnen Bestandteile folgen unterschiedlichen Gesetzen.

Belegt ist etwa die Pflicht für Entgeltunterlagen: Sie sind bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren (§ 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV). Was davon wie lange bleiben muss, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Rechtsberatung.

Wann die Frist beginnt – und wann sie nicht abläuft

Die Frist beginnt nicht am Tag des Belegs, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt oder der Jahresabschluss festgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Ein Beleg vom März 2025 zählt also erst ab dem 31. Dezember 2025.

Und sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Eine laufende Betriebsprüfung verlängert die Aufbewahrung damit faktisch.

Die Pflicht zur Digitalisierung

Gemäß der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind Unternehmen verpflichtet, steuerrelevante Unterlagen revisionssicher digital zu archivieren – unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit zugänglich.

• Revisionssicherheit: jede Änderung muss protokolliert und nachvollziehbar sein
• Zugänglichkeit: Dokumente müssen jederzeit schnell verfügbar sein, besonders bei Betriebsprüfungen
• Datensicherheit: regelmäßige Backups und Verschlüsselung
• Nachvollziehbarkeit: Protokollierung von Zugriffs- und Änderungsprotokollen

Stand und Vorbehalt

Stand dieser Übersicht: Oktober 2026. Die Angaben beruhen auf § 147 AO, § 257 HGB und § 28f SGB IV. Sie sind allgemeine Information und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung – besonders bei Personalunterlagen und branchenspezifischen Pflichten entscheidet der Einzelfall.