Akten digitalisieren lassen: vom Papierarchiv zum digitalen Bestand

Warum Akten digitalisieren?

Papierdokumente befinden sich immer an einem bestimmten Ort. Ein digitalisiertes Dokument kann – abhängig von Berechtigungen und System – wesentlich flexibler bereitgestellt werden. Eine professionelle Digitalisierung trägt dazu bei:

• Suchzeiten zu reduzieren
• Archivflächen einzusparen
• Dokumente schneller verfügbar zu machen
• Arbeitsabläufe zu vereinfachen
• Informationen zentraler bereitzustellen
• Papierarchive schrittweise abzubauen

Welche Akten lassen sich digitalisieren?

Grundsätzlich eignen sich sehr unterschiedliche Unterlagen:

• Kundenakten und Personalakten
• Vertragsunterlagen
• Rechnungen und Lieferscheine
• Projekt- und Bauunterlagen
• technische Dokumentationen
• Versicherungsunterlagen
• historische Archive

Selbst scannen oder digitalisieren lassen?

Einige Ordner lassen sich mit vorhandener Technik durchaus intern verarbeiten. Bei umfangreichen Archiven verändert sich der Aufwand jedoch deutlich: Dokumente müssen vorbereitet, Heftungen und Klammern entfernt, große Mengen verarbeitet, Seiten kontrolliert, Dateien strukturiert, Inhalte erkannt und indexiert werden.

Die Digitalisierung kann damit über Wochen oder Monate interne Mitarbeiter binden. Ein professioneller Scanservice übernimmt diese Arbeit und ermöglicht eine planbare Verarbeitung größerer Bestände.

Wie läuft eine professionelle Digitalisierung ab?

• Bestandsaufnahme: Welche Dokumente sind vorhanden, welche Formate, welche Mengen?
• Vorbereitung: Die Unterlagen werden für den Scanprozess aufbereitet.
• Scannen: Die Dokumente werden mit professioneller Technik erfasst.
• OCR: Bei Bedarf folgt eine Texterkennung, damit Inhalte durchsuchbar werden.
• Strukturierung: Die Dateien werden benannt, sortiert und strukturiert.
• Übergabe: Die Dokumente werden bereitgestellt oder in ein bestehendes DMS übernommen.

OCR macht digitale Akten durchsuchbar

Ein einfacher Scan erzeugt zunächst ein digitales Abbild – der Text ist damit nicht automatisch durchsuchbar. OCR erkennt die Zeichen und macht den Inhalt maschinenlesbar.

Bei einem umfangreichen Archiv ist das ein entscheidender Unterschied: Statt mehrere Aktenordner nach einem Begriff zu durchsuchen, wird die Information innerhalb des digitalen Bestands gefunden.

Personalakten digitalisieren

Bei Personalakten spielen Datenschutz und Zugriffsrechte eine besonders wichtige Rolle. Eine digitale Personalakte sollte deshalb nicht einfach in einem allgemeinen Ordner abgelegt werden. Entscheidend sind klare Strukturen, kontrollierte Zugriffsrechte, sichere Speicherung und nachvollziehbare Prozesse.

Was passiert mit den Originalakten?

Die Digitalisierung bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche Papieroriginale anschließend vernichtet werden dürfen. Für die jeweiligen Dokumentarten ist zu prüfen:

• Welche Aufbewahrungsanforderungen bestehen?
• Welche Originale müssen erhalten bleiben?
• Welche Unterlagen können nach der Digitalisierung entsorgt werden?
• Wie wird die Entsorgung dokumentiert?
• Wie werden sensible Unterlagen sicher vernichtet?

Diese Entscheidung sollte nicht pauschal getroffen werden. Die Angaben hier sind Richtwerte – im Einzelfall klären Sie die Aufbewahrung mit Ihrer Steuerberatung oder Rechtsberatung. Wir leisten keine Rechts- oder Steuerberatung.

Was kostet es, Akten digitalisieren zu lassen?

Eine seriöse Pauschale pro Akte ist nicht möglich. Der Aufwand hängt ab von Seitenzahl, Dokumentformat, Zustand, Scanqualität, Farbe oder Schwarz-Weiß, OCR, Indexierung, Strukturierung, Datenübergabe und der anschließenden Archivierung. Ein Archiv mit mehreren hunderttausend Seiten stellt völlig andere Anforderungen als wenige Ordner.

Digitalisierung ist mehr als Scannen

Der größte Fehler wäre, aus einem Papierarchiv einfach einen Ordner mit tausenden PDF-Dateien zu machen. Dann ist zwar das Papier verschwunden – die Suche nach Informationen bleibt aber schwierig.

Deshalb sollte bereits vor dem Scannen geklärt werden: Wie sollen Dokumente später gefunden werden? Wer darf darauf zugreifen? Welche Informationen müssen durchsuchbar sein? In welche Prozesse sollen die Dokumente integriert werden?